Guía breve de acciones rápidas y acciones globales

Una función valiosa de muchos productos de Salesforce es la capacidad de transferir parte de las responsabilidades y tareas repetitivas de los usuarios al propio sistema. Salesforce ha desarrollado varias herramientas para lograrlo: el Generador de procesos, los flujos y las reglas de flujo de trabajo permiten a los administradores configurar el sistema para reducir la intervención de los usuarios sin dejar de garantizar que las tareas se realicen correctamente. Entre tantas herramientas nuevas y llamativas, una función que suele pasarse por alto son las acciones rápidas.

¿Qué son las acciones rápidas?

Cuando se habla de acciones rápidas, lo primero que suele venir a la mente es el «botón de Lightning», lo cual es parcialmente cierto. Los botones de Classic se convirtieron en acciones en Lightning, pero una acción es mucho más que eso. De hecho, ¡son muy útiles para personalizar tu interfaz de usuario!

Desde crear registros y enviar correos electrónicos hasta invocar componentes web de Lightning personalizados, las acciones son muy versátiles.

Globales vs. específicas de objeto

Hay dos tipos de acciones: acciones rápidas (específicas de objeto) y acciones globales. La principal diferencia entre ambas es que las acciones globales están disponibles en todo Salesforce y no se limitan a un solo objeto o página. Se encuentran en el diseño del publicador global.

Las acciones rápidas específicas de objeto se crean para un objeto concreto. Por ejemplo, podrías necesitar una acción rápida que permita a tus usuarios crear un nuevo contacto asociado a una cuenta, actualizar rápidamente algunos campos clave de una oportunidad o acceder fácilmente a un flujo de pantalla desde la página de un prospecto.

Tipos de acciones

Las acciones rápidas específicas de objeto tienen varios tipos de acción:

• Crear un registro

• Crean nuevos registros que pueden relacionarse automáticamente con el registro principal (por ejemplo, si la acción se crea en una cuenta y es una acción de Crear contacto, el contacto se relacionará automáticamente con el registro de cuenta desde el que se ejecuta).

• Enviar correo electrónico

• Específica del objeto Caso, permite al usuario enviar un correo electrónico mediante una acción simplificada de correo electrónico en el feed del caso

• Registrar una llamada

• Facilita que los usuarios registren actividades asociadas a un registro.

• Visualforce personalizado

• Cargar una página de Visualforce y pasarle el Id del registro

• Actualizar un registro

• Un pequeño formulario que permite al usuario actualizar el registro desde el que ejecutó la acción

• Componente de Lightning

• Cargar un componente de Lightning y pasarle el Id del registro

• Componente web de Lightning

• Cargar un componente de Lightning y pasarle el Id del registro

• Flujo

• Cargar un flujo y pasarle el Id del registro
  

Las acciones globales tienen tipos de acción diferentes a los de las acciones específicas de objeto:

• Crear un registro

• Similar a la acción específica de objeto, excepto que el nuevo registro no se relacionará con el registro anterior

• Enviar correo electrónico

• Disponible solo en Lightning Experience, esta acción permite al usuario enviar rápidamente un correo electrónico

• Registrar una llamada

• Facilita que los usuarios registren actividades asociadas a un registro.

• Visualforce personalizado

• Cargar una página de Visualforce que los usuarios puedan usar en cualquier parte del sistema

• Canvas personalizado

• Cargar una aplicación de Canvas que los usuarios puedan usar en cualquier parte del sistema

• Componente de Lightning

• Cargar un componente de Lightning que los usuarios puedan usar en cualquier parte del sistema
  

Crear una acción rápida de actualización

Vamos a crear una acción rápida de actualización en el registro de contacto que permita al usuario actualizar rápidamente el correo electrónico, el teléfono y el celular de un contacto.

Para comenzar, ve al Administrador de objetos en Configuración y busca el objeto Contacto. Abre el menú Botones, vínculos y acciones.

Haz clic en el botón Nueva acción. Configura los siguientes valores en tu nueva acción:

Tipo de acción: Actualizar un registro

Etiqueta: Actualizar datos de contacto

Nombre: Update_Contact_Details

Haz clic en Guardar. Se abrirá el editor de diseño de la acción de actualización. Elimina todos los campos excepto Correo electrónico, Teléfono y Celular. Verás el siguiente mensaje de error, que no es relevante en este caso. Haz clic en Sí.

¡Excelente! Tu acción de actualización de registros está lista. El siguiente paso es ponerla a disposición de tus usuarios.

Modificar una página de Lightning con una acción rápida de actualización

¿Recuerdas el artículo anterior donde leíste sobre los formularios dinámicos y cómo se limitaban a los objetos personalizados? ¿Y si quisieras destacar algunos campos clave por separado del resto del diseño de página en un objeto estándar como Contactos? Por suerte, puedes lograr un resultado similar con las acciones de actualización.

Para hacerlo, ve a un registro de contacto en tu organización, haz clic en el ícono de engranaje de la parte superior y luego en Editar página.

Arrastra el componente Registro relacionado a la pantalla, donde quieras que aparezcan los datos de contacto. Asegúrate de que Acción de actualización esté configurada con la acción Actualizar datos de contacto que creaste antes y que Campo de búsqueda esté configurado en Usar este contacto.

Asegúrate de guardar y activar tu página de Lightning. Ahora, cuando vuelvas al registro de contacto, verás los tres campos de tu acción de actualización disponibles en un panel independiente en la página de Lightning.

Resumen

En este artículo, aprendiste la diferencia entre las acciones específicas de objeto y las acciones globales, y qué tipos de acción están disponibles para cada una. Seguiste los pasos para crear una acción de actualización y aplicarla a la página de Lightning para que funcione de manera similar a un formulario dinámico en un objeto estándar.

¡Entra a un entorno Sandbox o una organización de desarrollador y experimenta con algunos de los otros tipos de acciones!